Volksbank România


Volksbank România și Iron Mountain
Sector Financiar-Bancar
Studiu de caz
Volksbank România administrează digital 8,5 milioane de pagini de documente cu Xerox DocuShare
Prin definiție, în domeniul bancar, valoarea documentelor este imediat cuantificabilă, iar administrarea acestora în condiții de eficiență și siguranță este 
esențială. Cereri pentru deschideri de cont, formulare de carduri sau ordine de plată, toate conțin date esențiale, care trebuie extrase și introduse într-un 
sistem informatic securizat. Este un proces lung și costisitor, de aceea procesarea automată a tuturor documentelor structurate nu numai că optimizează 
costurile și permite realocarea personalului pe alte sarcini importante, dar și reduce semnificativ numărul de erori posibile.
Situația inițială
La Volksbank, nevoia gestionării digitale
a documentelor a venit în momentul în care contractele de creditare încheiate de bancă însumau 8,5 milioane de pagini. Mai mult decât o simplă măsură 
internă, centralizarea, inventarierea și transferarea imensei arhive de docu-mente contractuale a băncii într-o bază de date ușor de utilizat a vizat și o 
îmbunătățire a relației cu clienții, banca urmărind reduceri semnificative ale timpului de reacție față de aceștia.
Soluția Iron Mountain și Xerox DocuShare
Soluția de centralizare, inventariere si scanare a contractelor de credite Volksbank România a fost implementată de Iron Mountain, banca reușind acum să 
acceseze și să gestioneze digital documentele prin intermediul soluției DocuShare de la Xerox.
Ca parte a proiectului, sortarea, inventarierea și transferul arhivei istorice
a băncii în variantă digitală, toate realizate de Iron Mountain, au avut un termen foarte scurt - mai puțin de șase luni - și condiții foarte stricte în ceea 
ce privește menținerea acurateții datelor (99,8% acuratețe pentru informația procesată).
„Controlul fidel asupra costurilor de imprimare, productivitatea crescută.
îmbunătățirea fluxului intern de documente și procesarea securizată a datelor sunt doar câteva dintre motivele care au determinat Volksbank să implementeze 
soluția Xerox DocuShare”,
a explicat Radu Dinescu, Communications
& Business Process Outsourcing Consultant Xerox România și Republica Moldova. „Xerox DocuShare ajută angajații Volksbank să acceseze instant toate 
informațiile arhivate electronic, economisind astfel una dintre cele mai importante resurse ale unei organizații - timpul”, a completat Dinescu.
Xerox DocuShare este o aplicație de
tip web de scanare și administrare a documentelor, ce permite tuturor companiilor să implementeze o soluție performantă de management al conținutului pentru 
un mai bun control
al documentelor, o colaborare optimă
și productivitate personală.
În cazul Volksbank, utilitatea soluției apare acum atât în procesul inițial de verificare și aprobare a dosarelor clienților, cât și ulterior, în faza de 
urmărire a acestora.
În ambele situații, existența unei arhive digitale, securizate, cu acces controlat, permite o mai mare flexibilitate și timp redus de răspuns pentru client.
Rezultatele
„Din punctul nostru de vedere, proiectul
a avut obiective foarte clare, referitoare
la un control mai bun al costurilor în administrarea documentelor, odată digitizate, o creștere a eficienței de lucru
și implicit a productivității, pe lângă obiectivele evidente legate de transferarea în condiții de securitate și acuratețe a arhivei noastre în format 
digital,” afirmă Alexandra Frunză, Head
of Communication Volksbank România.
„Cu ajutorul soluției Xerox DocuShare, angajații noștri au acces instantaneu la orice document din arhivă, modificările efectuate sunt ușor de urmărit și de 
verificat, procesarea dosarelor este mai rapidă și mai comodă.”
Xerox DocuShare suportă toate tipurile de fișiere, de la documente scanate la documente și mesaje electronice, permițând indexarea rapidă pentru căutarea și 
recuperarea ușoară a fișierelor.
Administrarea eficientă a conținutului este dublată de un suport optim pentru colaborare (atât pe partea căilor de accesare a bazei de date cât și datorită 
sistemelor de notificări și alerte sau a direcționării automate a conținutului pentru verificare) și de existența mai multor niveluri de securitate, capabile
să oglindească procesele de business
din interiorul oricărei organizații.
„Pentru noi este foarte important ca soluția integrată de arhivare să fie personalizată pe nevoile specifice ale clientului și să ofere o flexibilitate 
sporită în administrarea internă a documentelor digitale de aceea am ales să colaborăm cu Xerox România pentru acest proiect”, spune Cristian Bilan Country 
Manager Iron Mountain România și Serbia.
„Implementarea unor servicii de administrare digitală a documentelor presupune respectarea unui nivel ridicat de siguranță și acuratețe în procesarea 
datelor, mai ales când compania este o bancă de talia Volksbank. Pot spune că designul procesului de arhivare, expertiza noastră și soluția Xerox DocuShare 
fac echipă bună”, încheie Cristian Bilan.
Despre Xerox
Xerox România și Republica Moldova este subsidiară a companiei Xerox, având o activitate pe piața locală de 40 de ani.
Compania oferă servicii complete de management al documentelor pentru clienții săi, asigurând un set de beneficii precum reducerea costurilor, preluarea 
riscurilor de către Xerox și optimizarea proceselor de business care includ documente.
Alături de cei 5 distribuitori, 24 de concesionari și peste 200 de reselleri autorizați, Xerox România și Republica Moldova oferă atât companiilor, cât și 
clienților individuali soluții, echipamente
și media de tipărire pentru administrarea eficientă a documentelor.
Pentru mai multe informații, vizitați www.xerox.ro și pagina noastră de Facebook: www.facebook.com/XeroxRomania.
Despre Volksbank
Volksbank Romania este o bancă comercială care activează pe piața românească din luna mai a anului 2000.
Principalul acționar al băncii este Volksbank International AG, în majoritate deținut de Österreichische Volksbanken-AG, ce reprezintă instituția centrală a 
unuia dintre cele mai importante grupuri bancare din Austria.
Despre Iron Mountain
Protecția datelor și garantarea disponibilității reprezintă una dintre cele mai mari provocări în funcționarea zilnică a unei organizații.
Înființată în 1951, Iron Mountain deserveste peste 120.000 clienți în 39 de țări pe 5 continente avind 60 de ani de
experiență în domeniu, investită în oameni.
procese și tehnologie.
Iron Mountain oferă servicii complete pentru a reduce costurile și riscurile protecției și stocării informațiilor prin :
• Managementul înregistrărilor
• Sortarea,inventarierea si stocarea
arhivelor in format fizic
• Recuperarea și protecția datelor
• Disaster Recovery
• Distrugerea informațiilor confidentiale
În România, din 2004 , Iron Mountain este lider de piață , deservind peste 500 de clienți importanți din toate sectoarele economice.
Pentru mai multe informații, vizitați www.ironmountain.ro
Pentru mai multe informații referitoare la Serviciile Xerox de management al documentelor vă rugăm să ne contactați la tel: 021 30.33.500 sau vizitați 
www.xerox.roSector Financiar-Bancar

Volksbank România administrează digital 8,5 milioane de pagini de documente cu Xerox DocuShare

2011

Sectorul financiar-bancar                                                                                                                Studiu de caz

Prin definiție, în domeniul bancar, valoarea documentelor este imediat cuantificabilă, iar administrarea acestora în condiții de eficiență și siguranță este esențială.

Cereri pentru deschideri de cont, formulare de carduri sau ordine de plată, toate conțin date esențiale, care trebuie extrase și introduse într-un sistem informatic securizat.

Este un proces lung și costisitor, de aceea procesarea automată a tuturor documentelor structurate nu numai că optimizează costurile și permite realocarea personalului pe alte sarcini importante, dar și reduce semnificativ numărul de erori posibile.

Situația inițială

La Volksbank, nevoia gestionării digitalea documentelor a venit în momentul în care contractele de creditare încheiate de bancă însumau 8,5 milioane de pagini. Mai mult decât o simplă măsură internă, centralizarea, inventarierea și transferarea imensei arhive de docu-mente contractuale a băncii într-o bază de date ușor de utilizat a vizat și o îmbunătățire a relației cu clienții, banca urmărind reduceri semnificative ale timpului de reacție față de aceștia.

Soluția Iron Mountain și Xerox DocuShare

Soluția de centralizare, inventariere si scanare a contractelor de credite Volksbank România a fost implementată de Iron Mountain, banca reușind acum să acceseze și să gestioneze digital documentele prin intermediul soluției DocuShare de la Xerox.

Ca parte a proiectului, sortarea, inventarierea și transferul arhivei istoricea băncii în variantă digitală, toate realizate de Iron Mountain, au avut un termen foarte scurt - mai puțin de șase luni - și condiții foarte stricte în ceea ce privește menținerea acurateții datelor (99,8% acuratețe pentru informația procesată).

„Controlul fidel asupra costurilor de imprimare, productivitatea crescută, îmbunătățirea fluxului intern de documente și procesarea securizată a datelor sunt doar câteva dintre motivele care au determinat Volksbank să implementeze soluția Xerox DocuShare”,a explicat Radu Dinescu, Communications & Business Process Outsourcing Consultant Xerox România și Republica Moldova. „Xerox DocuShare ajută angajații Volksbank să acceseze instant toate informațiile arhivate electronic, economisind astfel una dintre cele mai importante resurse ale unei organizații - timpul”, a completat Dinescu.

Xerox DocuShare este o aplicație de tip web de scanare și administrare a documentelor, ce permite tuturor companiilor să implementeze o soluție performantă de management al conținutului pentru un mai bun controlal documentelor, o colaborare optimă și productivitate personală.

În cazul Volksbank, utilitatea soluției apare acum atât în procesul inițial de verificare și aprobare a dosarelor clienților, cât și ulterior, în faza de urmărire a acestora.

În ambele situații, existența unei arhive digitale, securizate, cu acces controlat, permite o mai mare flexibilitate și timp redus de răspuns pentru client.

Rezultatele

„Din punctul nostru de vedere, proiectul a avut obiective foarte clare, referitoare la un control mai bun al costurilor în administrarea documentelor, odată digitizate, o creștere a eficienței de lucruși implicit a productivității, pe lângă obiectivele evidente legate de transferarea în condiții de securitate și acuratețe a arhivei noastre în format digital,” afirmă Alexandra Frunză, Head of Communication Volksbank România.

„Cu ajutorul soluției Xerox DocuShare, angajații noștri au acces instantaneu la orice document din arhivă, modificările efectuate sunt ușor de urmărit și de verificat, procesarea dosarelor este mai rapidă și mai comodă.

”Xerox DocuShare suportă toate tipurile de fișiere, de la documente scanate la documente și mesaje electronice, permițând indexarea rapidă pentru căutarea și recuperarea ușoară a fișierelor.

Administrarea eficientă a conținutului este dublată de un suport optim pentru colaborare (atât pe partea căilor de accesare a bazei de date cât și datorită sistemelor de notificări și alerte sau a direcționării automate a conținutului pentru verificare) și de existența mai multor niveluri de securitate, capabilesă oglindească procesele de business din interiorul oricărei organizații.

„Pentru noi este foarte important ca soluția integrată de arhivare să fie personalizată pe nevoile specifice ale clientului și să ofere o flexibilitate sporită în administrarea internă a documentelor digitale de aceea am ales să colaborăm cu Xerox România pentru acest proiect”, spune Cristian Bilan, Country Manager Iron Mountain România și Serbia.

„Implementarea unor servicii de administrare digitală a documentelor presupune respectarea unui nivel ridicat de siguranță și acuratețe în procesarea datelor, mai ales când compania este o bancă de talia Volksbank. Pot spune că designul procesului de arhivare, expertiza noastră și soluția Xerox DocuShare fac echipă bună”, încheie Cristian Bilan. 

Despre Volksbank

Volksbank Romania este o bancă comercială care activează pe piața românească din luna mai a anului 2000.

Principalul acționar al băncii este Volksbank International AG, în majoritate deținut de Österreichische Volksbanken-AG, ce reprezintă instituția centrală a unuia dintre cele mai importante grupuri bancare din Austria.

Despre Iron Mountain

Protecția datelor și garantarea disponibilității reprezintă una dintre cele mai mari provocări în funcționarea zilnică a unei organizații.

Înființată în 1951, Iron Mountain deserveste peste 120.000 clienți în 39 de țări pe 5 continente avind 60 de ani de experiență în domeniu, investită în oameni, procese și tehnologie.

Iron Mountain oferă servicii complete pentru a reduce costurile și riscurile protecției și stocării informațiilor prin :

• Managementul înregistrărilor

• Sortarea,inventarierea si stocarea arhivelor in format fizic

• Recuperarea și protecția datelor

• Disaster Recovery

• Distrugerea informațiilor confidentiale

În România, din 2004 , Iron Mountain este lider de piață, deservind peste 500 de clienți importanți din toate sectoarele economice.

Pentru mai multe informații, vizitați www.ironmountain.ro


Pentru mai multe informații referitoare la Serviciile Xerox de management al documentelor vă rugăm să ne contactați la tel: 021 30.33.500.