Școala Americană Internațională din București


2014

Sectorul educație                                                                                                                             Studiu de caz

“Cu ajutorul echipamentelor multifuncționale
inteligente și al instrumentelor software avansate
de la Xerox® avem acum un control riguros
asupra activităților noastre cu documentele,”
a spus David Ottaviano, Director, Școala
Americană Internațională din București

„Cu ajutorul echipamentelor multifuncționale inteligente și al instrumentelor software avansate de la Xerox® avem acum un control riguros asupra activităților noastre cu documentele,”a spus David Ottaviano, Director, ȘcoalaAmericană Internațională din București.

Situația inițială

Colaborarea între Școala Americană Internațională din București (AISB) și Xerox România a început în 2006. Atunci, școala folosea echipamente multi-brand și se confrunta cu dificultăți privind controlul rețelei sale IT eterogene și al multiplelor activități cu documentele. Xerox a ajutat AISB să își optimizeze flota de echipamente și să își îmbunătățească toate procesele cu documentele, pentru a obține o productivitate sporită, o calitate de imprimare superioară, alături de flexibilitate și un control riguros al costurilor.

În 2013, în cea mai mare parte la inițiativa elevilor AISB – care voiau să reducă impactul școlii asupra mediului ca parte a proiectelor lor civice – parteneriatul între AISB și Xerox România a trecut la un nivel superior. Conducerea AISB a decis să reînnoiască contractul cu Xerox pentru cinci ani, având ca obiectiv principal transformarea instituției într-o școală fără hârtie. De această dată, AISB a vrut să își modernizeze întreaga rețea IT, pentru a beneficia de echipamente multifuncționale moderne și instrumente software de ultimă generație – care permit mobilitate, reduceri de costuri, hârtie, energie și consumabile.

Soluția

După ce specialiștii Xerox au analizat în detaliu situația privind documentele la AISB, aceștia au recomandat instituției o soluție personalizată care integrează serviciile de management al documentelor și tehnologiile moderne Xerox. Soluția de servicii de imprimare a fost în acord cu obiectivele propuse de AISB – să crească flexibilitatea și productivitatea, să îmbunătățească calitatea imprimării și securitatea și să scadă consumul de hârtie.

Ca parte a contractului, 65 de noi echipamente Xerox - alături de o diversitate de instrumente software avansate - au fost instalate în școală: imprimante Xerox Phaser® 3320 și Xerox Phaser® 6500, multifuncționale monocrom: Xerox WorkCentre® 3325, Xerox Phaser® 3635, Xerox WorkCentre® 5855 și Xerox WorkCentre® 5890, două modele de multifuncționale color: Xerox WorkCentre® 7125 și Xerox WorkCentre® 7855.

Cum toate unitățile sunt multi-funcționale, iar principiile de operare sunt comune, învățarea modului de utilizare s-a dovedit extrem de ușoară pentru angajații AISB și pentru elevi.

 

Xerox Equitrac, o soluție inteligentă de management al imprimării, a fost integrată în sistemul IT al AISB. Acest instrument le permite utilizatorilor să copieze, să scaneze și să trimită fax-uri, folosind ecusoanele personale – ajutându-i să economisească hârtie și consumabile.

„Am înlocuit cele 24 de tipuri de echipamente existente cu doar 9 modele de multifuncționale Xerox de ultimă generație, care includ platforma noastră software, Xerox® ConnectKey®, pentru un plus de mobilitate, securitate, personalizare și acces la servicii de cloud,” a spus Alina Bălan, Sales Manager, Corporate Accounts, Strategic Accounts Operations, Xerox România. „De asemenea, AISB beneficiază de soluția noastră de imprimare mobilă, Mobile Print, care tipărește de pe orice dispozitiv mobil către orice imprimantă, indiferent de brand, simplificând imprimarea, crescând productivitatea și securizând fiecare document tipărit. Având în vedere că migrarea spre un mediu digital și reducerea amprentei de carbon sunt elemente cheie pentru AISB, am inclus în echipamentele noastre o gamă largă de funcții, opțiuni și instrumente software complexe, oferindu-i partenerului nostru posibilitatea de a controla și a urmări toate documentele, toate costurile și întregul consum de energie, consumabile și hârtie.”

Rezultate

Proiectul a început în iunie 2013 și, în doar câteva săptămâni, numărul apelurilor telefonice către departamentul IT al școlii deja se redusese, ajungând aproape de 0. Manualele sunt studiate acum direct pe e-readere și tablete.

Folosirea serviciilor bazate pe cloud, securizate de ConnectKey, în cea de-a doua etapă a procesului, va ajuta la o reducere și mai mare a consumului de hârtie, din moment ce acestea au fost integrate în tehnologiile Xerox.

“Folosind tehnologiile moderne Xerox, ne așteptăm la o reducere de costuri de 20% pe întreaga perioadă a contractului,” spune David Ottaviano, Director AISB. “Cu ajutorul echipamentelor multifuncționale inteligente și al instrumentelor software avansate de la Xerox avem acum un control riguros asupra activităților noastre cu documentele și putem urmări consumul lunar, la nivelul fiecărui utilizator. De asemenea, beneficiem de o mobilitate sporită, de opțiuni de securitate diversificate și avem multiple posibilități de a fi responsabili față de mediu, exact ceea ce ne-am dorit.”

Rezultatele se vor vedea pe deplin într-un an – în afara de reducerile de costuri și un consum redus de hârtie, utilizarea noilor echipamente și procese le-a oferit atât elevilor, cât și profesorilor o foarte mare libertate de lucru și de distribuire a lucrărilor pe cale digitală.

Despre AISB

Școala Americană Internațională din București a fost fondată în 1962 de Ambasada Statelor Unite, pentru a acoperi nevoia de educație a cetățenilor americani din România și a comunității de expatriați. Școala răspunde acum de educația a peste 830 de elevi de 53 de naționalități, de la preșcolari (cu vârste de 3 ani), până la liceeni (18 ani). AISB le oferă studenților cele mai înalte standarde americane și internaționale în domeniul educației, iar principalul beneficiu pentru aceștia este accesul la patrimoniul cultural al României.

Despre Xerox

De la inventarea xerografiei, de peste 75 de ani, echipa Xerox ajută companiile să își simplifice modul de lucru. Astăzi, compania este lider global în managementul documentelor și al proceselor de business, ajutând organizații de toate mărimile să fie mai eficiente și să se concentreze pe activitățile principale de business. Cu sediul în Norwalk, Conn., peste 140.000 de angajați Xerox ajută clienți din 160 de țări, oferind servicii de business, echipamente de imprimare și instrumente software pentru organizații comerciale și guvernamentale. Aflați mai multe informații pe www.xerox.ro.