Inspectoratul General al Poliției de Frontieră Române


Xerox România simplifică procesele legate de gestionarea documentelor la Inspectoratul General al Poliției de Frontieră Române

 2014

 Sector public                                                                                                                                    Studiu de caz

“Folosirea echipamentelor Xerox a dus la eficientizarea vizibilă a activității, la un control mai bun asupra datelor, oferindu-ne în orice moment transparența și securitatea informațiilor, elemente esențiale în dezvoltarea unei instituții cu adevărat performante” – spune Ing. Daniel Mincă, Șef Serviciu Tehnologia Informației, Inspectoratul General al Poliției de Frontieră Române.

Situația inițială

Inspectoratul General al Poliției de Frontieră Române, ca orice mare organizație, gestiona o flotă considerabilă de echipamente provenită de la mai mulți furnizori, cu diferite cerințe de service. În plus, instituția își dorea să simplifice procesul de aprovizionare a stocurilor de consumabile și să aibă un control riguros al modului de utilizare a acestora.

De asemenea, instituția urmărea să eficientizeze procesele de lucru cu documentele, să scadă costurile, să crească nivelul de securitate și să simplifice procesul de mentenanță și suport al echipamentelor. Pentru a atinge aceste obiective, organizația a apelat la atragerea de fonduri europene prin promovarea de proiecte eligibile. În anul 2013, în urma licitației, a fost semnat contractul de atribuire cu unul dintre partenerii din rețeaua Xerox.

Soluția


Xerox România a implementat la Inspectoratul General al Poliției de Frontieră Române un sistem pilot de management al imprimării, copierii și scanării documentelor. “Implementând soluțiile inovatoare Xerox
pentru printarea, copierea, scanarea documentelor reușim să ajutăm instituțiile să gestioneze mai bine resursele”, spune Marius Stupu, Strategic Accounts Manager Xerox România. „Soluțiile Xerox sunt dezvoltate pentru a veni în sprijinul organizațiilor de orice dimensiune prin utilizarea de platforme tehnice de ultimă generație și păstrarea permanentă a contactului cu clienții, fapt care asigură o rentabilitate rapidă a investițiilor realizate.”

Rezultate


Prin intermediul colaborării cu Xerox, Inspectoratul General al Poliției de Frontieră Române deține acum o platformă IT modernă de management al echipamentelor de printare, copiere și scanare a documentelor, care i-au permis atingerea următoarelor obiective concrete:


• controlul riguros al trasabilității documentelor și optimizarea proceselor legate de gestionarea documentelor;


• îmbunătățirea securității informațiilor, eliminându-se utilizarea neadecvată și implicit posibilele vulnerabilități, prin controlul accesului la echipamente și monitorizarea dispozitivelor în cadrul platformei software;


• implementarea unei infrastructuri eficiente pentru fluxurile de lucru automate și documente digitizate. Prin utilizarea instrumentelor de colaborare integrate cu soluția de printare, scanare, copiere și fax a fost redus timpul necesar distribuirii informațiilor între angajați.

„Pe parcursul implementării, echipa furnizorului a lucrat în strânsă cooperare cu specialiștii IT din cadrul Inspectoratului General al Poliției de Frontieră Române, confruntându-se de multe ori cu noi provocări tehnologice pentru ca soluția instalată și configurată să fie adaptată specificului, exigențelor tehnice și constrângerilor de securitate ale instituției”, afirmă Ing. Daniel Mincă, Șef Serviciu Tehnologia Informației, Inspectoratul General al Poliției de Frontieră Române.

Organizația a îmbunătățit și raportul angajat – echipament, o măsură importantă a eficienței costurilor, prin utilizarea de mai mulți angajați a unui echipament, fiind posibilă listarea/ scanarea/ copierea de “oriunde” din rețea, de către “orice” angajat cu drept de utilizare. De asemenea, a eficientizat modul de gestionare a resurselor (energie, hârtie, toner, piese de schimb) prin auditarea consumurilor și previzionarea resurselor, beneficiind totodată de suport tehnic la înalte standarde oferit de personalul IT al companiei.

Despre

Inspectoratul General al Poliției de Frontieră Române Instituție specializată a statului român funcționând în cadrul Ministerului Afacerilor Interne, Poliția de Frontieră Română are atribuții vizând supravegherea și controlul la trecerea frontierei de stat a României, prevenirea și combaterea migrației ilegale și a criminalității transfrontaliere în zona de competență, precum și orice altă încălcare a regimului juridic al frontierei de stat, apărarea vieții, integrității corporale și libertății persoanelor, proprietății publice și private, a celorlalte drepturi și interese legitime ale cetățenilor și comunității. Organizată după modelul instituțiilor similare europene, Poliția de Frontieră se afirmă ca o instituție cu personalitate proprie și individualitate în executarea misiunilor, fiind în măsură să scoată în evidență, încă de la frontieră, adevărata imagine a statului de drept și autentica democrație și civilizație a poporului român.

Despre Xerox România

De la inventarea xerografiei, de peste 75 de ani, echipa Xerox ajută companiile să își simplifice modul de lucru. Astăzi, compania este lider global în managementul documentelor și al proceselor de business, ajutând organizații de toate mărimile să fie mai eficiente și să se concentreze pe activitățile principale de business. Cu sediul în Norwalk, Conn., peste 140.000 de angajați Xerox ajută clienți din peste 180 de țări, oferind servicii de business, echipamente de imprimare și instrumente software pentru organizații comerciale și guvernamentale.

Aflați mai multe informații pe www.xerox.ro.