Grupul Rompetrol


Xerox și Grupul Rompetrol, zece ani de parteneriat pentru managementul echipamentelor de imprimare, zece ani de costuri optimizate

 2011

 Manufacturing                                                                                                                                  Studiu de caz                                                                                                                                      

Două dintre cele mai importante resurse ale unei companii sunt timpul și banii alocați proiectelor. Activitățile desfășurate în birou sunt influențate în mod direct de timpul în care angajații își coordonează sarcinile, de aceea o infrastructură IT bine configurată este esențială.

Într-o companie multinațională, orice inițiativă sau acțiune, oricât de mică, poate avea efecte importante la nivel de grup, în special atunci când respectiva companie se află în clasamentul primelor trei cele mai puternice companii din România ultimilor 10 ani*.
În acest sens, o nouă soluție implementată sau o nouă metodă de analiză a proceselor poate ajuta semnificativ la îmbunătățirea mediului de lucru. Astfel a început și povestea colaborării dintre Xerox România și Grupul Rompetrol, în urmă cu zece ani, când au fost încheiate primele contracte distincte de management și întreținere ale echipamentelor de imprimare pentru entități diferite ale companiei. În iulie 2008, această inițiativă avea să joace un rol determinant în semnarea unui nou contract unic, care acum acoperă 95% din entitățile Grupului Rompetrol cu activități în România.
Dimensiunea afacerilor Rompetrol și înclinația companiei de a căuta eficiență, inclusiv în perioade de creștere economică, a făcut ca prin contractul cu Xerox să poată experimenta devreme și direct beneficiile externalizării.

*Conform informațiilor Centrului Român de Modelare Economică (CERME), publicate de
Finmedia.



Puține companii din România și din lume sunt proactive atunci când implementează măsuri și inițiative cu rol de a îmbunătăți și eficientiza business-ul, majoritatea răspunzând abia atunci când contextul o cere, adaptându-și reactiv statutul la noile „reguli ale jocului”.
Grupul Rompetrol a urmărit întotdeauna obiectivul de a implementa acțiuni noi, lucru pentru care este nevoie de viziune în fiecare decizie luată, deoarece contextul economic se poate transforma oricând.

Două dintre cele mai importante resurse ale unei companii sunt timpul și banii alocați proiectelor. Activitățile desfășurate în birou sunt influențate în mod direct de timpul în care angajații își coordonează sarcinile, de aceea o infrastructură IT bine configurată este esențială. Astfel, o structură inteligentă, prin economia de timp, realizează și o economie financiară importantă. Aici se încadrează și fluxul documentelor care circulă atât în interiorul, cât și în exteriorul Grupului. Flota de echipamente de imprimare, copiere, scanare și fax trebuie menținută la un nivel optim de funcționare prin intermediul serviciilor de mentenanță și service tehnic. De asemenea, este important ca toate costurile ce presupun lucrul cu documentele să fie centralizate lunar, cu ajutorul unor programe speciale de control.

Situatia inițială

Pentru a crește performanțele companiilor Grupului, Rompetrol este organizat în patru unități de afaceri (Business Units), susținute de entitățile de servicii. La rândul lor, aceste unități sunt împărțite în mai multe companii cu domenii de activitate diferite.
Cu câțiva ani în urmă, majoritatea entităților folosea seturi complexe de echipamente de lucru cu documentele, precum imprimante, scanere, copiatoare sau faxuri. Având în vedere dimensiunea Grupului, urmărirea performanțelor fiecărui echipament, centralizarea costurilor și suportul tehnic reprezentau o provocare. În plus, existau multe echipamente și dispozitive unifuncționale sub ma rci diferite, care necesitau servicii de mentenanța din partea unor furnizori diferiți.

Soluția Xerox

Rompetrol a început colaborarea cu Xerox în 2001, atunci când a încheiat contracte distincte cu entități diferite din cadrul Grupului, fapt care a dus la o eficientizare a managementului și a verificărilor echipamentelor.
După analizarea necesităților existente la Rompetrol Rafinare, principalul activ al Grupului Rompetrol, compania a decis extinderea contractului cu Xerox la nivel de grup, pentru a centraliza toate costurile și service-ul tehnic. Începând din iulie 2008, cu câteva luni înainte de apariția primelor dificultăți economice în România, a fost implementat un nou contract, care acoperă 95% din entitățile locale Rompetrol.


„Pentru a putea determina cât mai precis nevoile clientului, am început cu un audit al echipamentelor existente și al fluxului de documente. Auditul nu a necesitat nici un cost din partea Rompetrol; soluția conturată în urma auditului a pus accentul pe optimizarea flotei de echipamente prin eliminarea din rețea a echipamentelor vechi și uzate, pe închirierea, managementul, mentenanța și suportul tehnic pentru toate echipamentele Grupului, indiferent de marca acestora și pe instalarea de programe specializate pentru controlul modului în care utilizatorii folosesc serviciile de imprimare.
De asemenea, am menținut aceeași calitate a serviciilor (SLA) pentru toate entitățile Grupului, indiferent de amplasamentul geografic. Pentru a urmări calitatea serviciilor și pentru a ne asigura că nevoile clientului sunt acoperite în totalitate, realizăm trimestrial întâlniri bilaterale, în cadrul cărora este analizată performanța serviciilor prestate, raportate la nivelul de servicii agreat (SLA)”, a spus Răzvan Botezatu, Services & Strategic Accounts Director Xerox România.

Rezultatele

În prezent, companiile din România ale Grupului Rompetrol folosesc 400 de echipamente Xerox, acest număr reprezentând peste 95% din totalul echipamentelor la nivel de grup. În plus, Xerox asigură mentenanță și achiziția consumabilelor pentru restul aparatelor, indiferent de marcă.


„În șase luni de la semnarea noului contract pentru întreg Grupul, am observat schimbări însemnate, precum îmbunătățirea comunicării cu Xerox, la nivel de furnizor unic de servicii și reducerea semnificativă de costuri în lucrul cu echipamentele și documentele”, a declarat Askar Zhakenov, director IT pe Grupul Rompetrol.
De asemenea, s-a observat o desfășurare mai bună a activităților datorită înlocuirii echipamentelor unifuncționale cu multifuncționale și un control mai eficient al costurilor, datorită softului special de monitorizare. Soluțiile de control al costurilor au fost cu atât mai oportune, cu cât de la momentul semnării contractului global, și criza a început să se manifeste tot mai accentuat. „Ne-a fost mult mai simplu să identificăm toate costurile pe care le implică fluxul documentelor în companie și să-l administrăm”, a completat Askar Zhakenov.

Flexibilitatea rețelei permite echipamentelor achiziționate ulterior integrarea rapidă în serviciile de management Xerox. Valoarea totală a contractului este de aproximativ 1,8 milioane USD, dar evoluează periodic, adaptându-se nevoilor de business ale Rompetrol, iar economiile Grupului în ultimii 10 ani se situează la nivelul sutelor de mii de dolari.
După instalarea și integrarea tuturor multifuncționalelor în rețea, Xerox a amplasat în locațiile de imprimare instrucțiuni pentru utilizarea funcțiilor speciale pe care le au acestea. De asemenea, Xerox a pus la dispoziția Rompetrol personal tehnic specializat și dedicat clientului, asigurând astfel un punct unic de contact și un grad de proactivitate foarte ridicat.

Despre Rompetrol

Grupul Rompetrol NV. este o companie petrolieră multinațională, cu sediul în Amsterdam, Olanda, care își desfășoară activitatea în 12 țări, având majoritatea activelor și operațiunilor în Franța, România, Spania și Sud-Estul Europei. Acesta este implicat în activități de rafinare, marketing și trading, dar și în operațiuni adiționale - explorare și producție, servicii petroliere, EPCM, transport, etc.
Grupul intenționează să devină una dintre cele mai importante companii petroliere integrate din Europa și să obțină o poziție consolidată în bazinul Mării Negre și al Mării Mediterane.