Groupama Asigurări


Groupama Asigurări și Xerox România –Parteneriat pentru eficiență

2011

Sectorul Financiar-Bancar                                                                                                               Studiu de caz


Groupama Asigurări a semnat primul contract de management al documentelor cu Xerox în decembrie 2009, pentru o perioada de patru ani,reînnoindu-l ulterior în 2011.


Într-o companie de asigurări, care are un portofoliu larg de produse și trebuie să comunice în mod constant cu clienții săi, procesele legate de documente sunt extrem de complexe. Asigurările de sănătate, asigurările de viață, de locuințe, de mașini sau pentru culturile agricole presupun milioane de documente tipărite anual – polițe de asigurare, corespondența oficială pentru clienți, rapoarte financiare etc. Toate aceste documente trebuie prelucrate la timp de sute de echipamente în cadrul unor procese riguroase și complexe.
Pentru a face față cu succes acestor procese, este nevoie de un sistem de management al
documentelor standardizat și de echipamente de birou performante.

Promotor al parteneriatelor pe termen lung cu companii solide și inovatoare, Groupama
Asigurări a ales Xerox România pentru implementarea acestui proiect.
Groupama Asigurări a semnat primul contract de management al documentelor cu Xerox în decembrie 2009, pentru o perioada de patru ani, reînnoindu-l ulterior în 2011.


Situația inițială
Groupama avea de tipărit aproximativ 1,5 milioane de pagini în fiecare lună, în cele peste
200 de agenții și puncte de lucru ale sale aflate pe tot cuprinsul țării, fără să aibă un sistem de monitorizare și control al documentelor clar și nici o flotă de echipamente omogenă.
Compania dorea predictibilitate și control al costurilor, mai ales ca urmare a fuziunii
companiilor BT Asigurări, Asiban și OTP Garancia, încheiată la finalul anului 2009.

Pentru că avea costuri ridicate de mentenanță, având o flotă de echipamente eterogenă (118 modele de echipamente, provenite de la diverși furnizori), în toate birourile sale din țară, compania își dorea o flotă de echipamente bine structurată, ale cărei costuri să le poată controla. În plus compania a dezvoltat un Centru de Relații cu Clienții care gestionează integrat și optimizează mai multe fluxuri interne de rezolvare a solicitărilor   de daune ale clienților săi, fiind nevoie de echipamente de birou eficiente. De asemenea, timpul implicat de activitățile legate de documente era foarte mare, iar productivitatea putea fi îmbunătățită.Obiectivul era ca lucrurile să se întâmple invers:mai puțin timp și o productivitate sporită.



Soluția
După o analiză în detaliu a situației privind documentele, atât pe partea tehnică, cât și pe cea financiară Groupama Asigurări a ales o soluție de optimizare a infrastructurii de
management a documentelor și de reducere semnificativă a costurilor cu documentele prin reorganizarea parcului de echipamente de birou.
S-au achizitionat peste 400 de echipamente Xerox, fiecărei agenții Groupama Asigurări
asigurându-i-se posibilitatea de a printa, copia, transmite fax sau scana.
Echipamentele multifuncționale selectate îmbină eficient performanța și viteza cu funcții și opțiuni de scanare și securizare a datelor, crescând productivitatea, economisind timp și reducând costurile. Ele includ numeroase tehnologii avansate care asigură securitatea datelor. Xerox asigură suport tehnic pentru toate echipamentele pe întreaga perioadă a contractului.
„Am oferit un serviciu personalizat de management al echipamentelor de birou, care a răspuns pe deplin nevoilor de control și reducere a costurilor în mediul de birou Groupama Asigurări”, a afirmat Simona Țăndărică, Strategic Accounts Manager, Servicii financiare, Xerox România. “Am instalat multifuncționale Xerox performante în toate agențiile și sediile Groupama Asigurări, alături de echipamentele non-Xerox deținute de Groupama Asigurări. Toate acestea sunt monitorizate printr-o suită de aplicații software, asigurând astfel nivelul agreat al serviciului de gestionare pentru întreaga flotă de echipamente.”


Rezultate
În urma implementării soluției Xerox, Groupama Asigurări a ajuns să crească semnificativ productivitatea și nivelul serviciilor să aibă livrabile interne mult mai bune, să obțină mai mult timp pentru activitățile de bază ale afacerii, cele care aduc profit, și, bineînțeles, să scadă semnificativ costurile cu documentele.
A fost implementat un sistem de control și audit asupra mediului de imprimare în companie.
S-au reorganizat fluxurile interne ale documentelor, pentru a folosi acolo unde este posibil transmiterea scanată și eliminarea imprimării.
Fiind un susținător al inițiativelor de protecție a mediului, acest proiect a ajutat Groupama Asigurări să implementeze, prin partenerul sau, Xerox, un management performant al consumabilelor de imprimare.

„Prin implementarea acestui proiect, Groupama Asigurări a redus costurile cu imprimările cu 33.6%”, a afirmat Paul Zarzara, Manager Achiziții Groupama Asigurări și Project Manager pentru acest proiect.

„S-a reorganizat parcul de echipamente de birou: în noua configurație, este format din 25% echipamente existente (cele mai eficiente din punct de vedere funcțional și din punct de vedere costuri) și 75% din echipamente Xerox noi. De asemenea numărul echipamentelor de birou în companie s-a redus cu 67%, am redus numărul consumabilelor gestionate cu 90% și s-a reușit omogenizarea parcului de echipamente de birou și optimizarea fluxurilor interne, cu implicații pe scara largă de servicii interne și externe oferite”.



Despre Grupama
Cu o activitate în 14 țări din Europa și Asia, Groupama a pătruns progresiv pe piața
românească la finalul anului 2007, prin achiziția BT Asigurări și în 2008, prin preluarea Asiban și OTP Garancia. În urma unui proces de fuziune și integrare a rezultat Groupama Asigurări, care ocupa la finalul anului 2010 locul al patrulea în clasamentul general al companiilor de asigurări.

Compania dispune de o rețea comercială unică și integrată, cuprinzând peste 200 de agenții și puncte de lucru, aflate pe întreg teritoriul țării. Groupama Asigurări oferă produse de asigurari de viață, bunuri, răspundere civilă, auto și agricole, atât persoanelor fizice, cât și clienților corporate.