Xerox DocuShare permite administrarea documentelor, colaborarea, verificarea, aprobarea, precum ºi editarea web pentru o mai bunã distribuire a informaþiilor la nivelul întregii organizaþii, de cãtre orice specialist. Împreunã cu echipamentele multifuncþionale Xerox, DocuShare este o soluþie completã de administrare a documentelor.

Funcþii principale

• Suportã toate tipurile de fiºiere, de la documente scanate la documente ºi mesaje electronice
• Permite indexarea rapidã pentru cãutarea ºi recuperarea uºoarã a fiºierelor
• Administrarea eficientã a conþinutului

1. Încãrcare/ªtergere fiºiere
2. Administrarea ºi controlul diverselor versiuni ale fiºierelor
3. Controlul versiunilor ºi documentelor prin acces, direcþionare ºi vizibilitate
4. Colectarea, procesarea ºi distribuirea informaþiilor
5. Capacitate extinsã de stocare a informaþiilor
6. Indexarea informaþiilor ºi identificarea meta-datelor
7. Identificarea valabilitãþii informaþiilor
8. Subclasificarea obiectelor cu suport personalizat pentru meta-data
9. Indexarea ºi cãutarea meta-datelor ºi textelor
10. Niveluri de utilizator flexibile pentru alinierea accesului la informaþii în funcþie de cerinþele unei comenzi
11. Disponibilitate/recuperare în caz de forþã majorã
12. Funcþii de arhivare

• Suport optim pentru colaborare

1. Administrarea informaþiilor disponibile pe bloguri ºi siteuri wiki
2. Direcþionarea automatã a conþinutului pentru verificare automatã
3. Administrarea mesajelor electronice
4. Notificãri ºi alerte

• Mai multe niveluri de siguranþã

1. Administrarea parolelor ºi aplicarea regulilor referitoare la parole - pentru respectarea standardelor HIPAA
2. Audit ºi contorizarea acþiunilor
3. Criptare SSL

Provocarea profesionalã

Organizaþiile trebuie sã controleze un numãr tot mai mare de documente profesionale obiºnuite, gestionate zilnic de zeci de mii de angajaþi.

Provocãri majore

• Managementul documentelor: Utilizatorii trebuie sã introducã repede ºi uºor nenumãrate tipuri de documente într-un director sigur, indexabil ºi uºor accesibil, unde pot fi administrate ºi distribuite în mod eficient.
• Colaborare: Direcþionarea documentelor, fluxuri de lucru, medii de colaborare online, inclusiv siteuri wiki ºi bloguri uºor de administrat, pentru ca angajaþii sã poatã lucra împreunã pe documentele puse la dispoziþie.
• Administrarea evidenþelor: Îndepliniþi cerinþele de conformitate privind documentele în format electronic; maximizaþi funcþionalitatea în cadrul mediului de administrare a documentelor.
• Cãutare ºi index: Documentele sunt uºor de gãsit în directorul online ºi prin intermediul multiplelor servere DocuShare.
• Scanarea documentelor: Scanarea documentelor tipãrite într-un sistem de management cu opþiunea cãutãrii.
• Flux de lucru: Generaþi fluxuri de lucru ad-hoc cu instrumente integrate de direcþionare ºi aprobare, inclusiv direcþionarea documentelor în etape multiple ºi accelerarea proceselor complexe, ce necesitã aprobarea/verificarea documentelor.
• Editarea documentelor în mediu web: Comunicarea rapidã a informaþiilor în reþelele interne ale companiilor sau în afara acestora cu ajutorul siteurilor internet, folosind instrumente de editare ºi administrare web, protejate prin protocoale de securitate.

Xerox DocuShare este o aplicaþie de tip web de scanare ºi administrare a documentelor, ce permite tuturor companiilor sã implementeze o soluþie performantã de management al conþinutului pentru un mai bun control al documentelor, o colaborare optimã ºi productivitate personalã. Împreunã cu echipamentele multifuncþionale Xerox creeazã o soluþie completã de administrare a documentelor.

• Scãderea cererilor de resurse, reducerea costului total de proprietate, TCO, ºi recuperarea imediatã a investiþiei
• Integrarea optimã cu aplicaþii desktop pentru manevrarea uºoarã a documentelor electronice ºi tipãrite, inclusiv Microsoft Windows ºi Outlook, precum ºi o multitudine de echipamente de imprimare ºi scanare, dintre care putem menþiona Xerox WorkCentre Pro, DocuTech, ºi iGen3
• Administrarea sigurã, transparentã ºi eficientã a documentelor, astfel încât angajaþii sã poatã scana, gestiona, edita ºi distribui informaþiile pe parcursul întregului proces.
• Îmbunãtãþirea productivitãþii ºi a eficienþei operaþionale
• Soluþie completã ºi avantajoasã ce poate fi implementatã în doar câteva ore ºi folositã în doar câteva minute
• Respectarea standardelor de conformitate privind tratarea documentelor
• Mediu sigur pentru documentele importante, în caz de forþã majorã
• Trei nivele de siguranþã, începând de la autentificarea ºi accesarea reþelei; suportã criptare prin Secure Socket Layer (SSL)
• Control asupra directoarelor, documentelor ºi altor obiecte, plus integrarea în sistemele LDAP existente

De ce Xerox?

• Soluþie completã de administrare a documentelor pe toatã durata procesului, alãturi de echipamentele multifuncþionale Xerox
• Mult mai accesibilã ºi mai uºor de instalat, administrat ºi folosit decât produsele concurenþei
• Extrem de flexibilã pentru adaptare rapidã la nivelul întregii organizaþii, dacã este necesar